Reuniones, ¿una pérdida de tiempo?

reuniones, productividad

El concepto que se nos ha dado sobre las reuniones es que son una herramienta o motor de productividad en el trabajo, donde poder debatir, compartir ideas y conceptos, ampliar información y formación, conocimiento y un largo etc. Empíricamente, y más ahora con la COVID, se ha demostrado que muchas de estas reuniones servían para todo lo contrario.

Esta comprobado que un grandísimo porcentaje de personas que acuden a reuniones, acaba haciendo de todo, menos sacar partido a esa reunión. En muchos casos, acabamos leyendo y contestando emails, utilizando el whatsapp, navegando o incluso nos centramos en temas que ni siquiera tienen que ver con nuestro trabajo o empresa, con lo que lo dicho, hecho o mencionado en esa reunión, acaba en el saco del olvido, sin mencionar la perdida de tiempo.

¿Por qué acaban siendo tan improductivas la mayoría de las reuniones?

1. Las reuniones no se preparan

En muchos casos, y exceptuando las reuniones comerciales, las reuniones del día a día no se preparan con antelación, no existe una agenda clara y precisa de lo que se va a tratar y de tiempos, en ocasiones se convoca a la gente incorrecta, o no saben porqué tienen que estar en esa reunión, se hacen demasiado largas, en vez de debatir, se discute, no se comparte, se llega tarde, se entra y sale con frecuencia, se monopolizan los tiempos de toma de palabra, hay personas que van a regañadientes, no se toman notas, nos distraemos con las tecnologías y una vez se acaba esa reunión, nunca pasa nada.

2. Tiempos muy largos

La media de tiempo en reuniones y dependiendo del puesto y jerarquía dentro de la Compañía acaba siendo un 40% de nuestro horario laboral con lo que sacarle partido y productividad a esas reuniones, es clave. Y un 40-50% de una jornada laboral suele ser mucho tiempo.

3. Documentación

El último punto que no se suele trabajar en una reunión es la documentación de la misma, que genera (por los puntos citados anteriormente) una dilución de lo que comúnmente se denomina “quedarse con la copla”, generando situaciones de teléfono escacharrado, que hacen que en la siguiente reunión, haya que gastar tiempo en volver a explicar muchos de los puntos ya tratados.


Al final, para que una reunión sea efectiva, debemos ser prácticos y operativos. Tener una agenda preparada con antelación de lo que se va a tratar, enviar con antelación la información y temas de discusión a todos los participantes, una hora de comienzo y de fin, ceñirnos al horario, no contar con distracciones tipo móviles, laptops, etc, tomar notas de los puntos clave, debatir y no discutir, hacer partícipe a todo el mundo, nada de monólogos, cuando se trata de participantes remotos, es importante que participen, no queremos que se duerman o no escuchen, convocar a la gente que si debería estar en esa reunión, no abusar del número de reuniones semanales y por supuesto, dar seguimiento a los objetivos marcados en esa reunión.

Makertan