El concepto que se nos ha dado sobre las reuniones es que son una herramienta o motor de productividad en el trabajo, donde poder debatir, compartir ideas y conceptos, ampliar información y formación, conocimiento y un largo etc. Empíricamente, y más ahora con la COVID, se ha demostrado que muchas de estas reuniones servían para todo lo contrario.
No hace falta mencionar que un amplio porcentaje de personas que acuden a reuniones, acaba haciendo de todo, menos sacar partido a esa reunión. Desde leer y responder emails o whatsapp profesionales en el mejor de los casos, hasta leer el último trending topic de cualquier red social. De todo menos trabajar de forma eficaz y eficiente.
Es cierto que a otro pequeño grupo de profesionales, los reunionistas expertos, estas reuniones les vienen de perlas para hacer que trabajan y que otros les vean tan ocupados que el debate sobre la calidad del trabajo pase a un segundo o tercer plano.
La conclusión derivada de este abuso de reuniones es clara: la mayoría de las reuniones grupales son inútiles, un sencillo email, un audio, un vídeo por Loom o comentarios en un documento compartido bastarían. La pregunta es: ¿por qué son tan improductivas la mayoría de las reuniones?
1. Las reuniones son ‘a pelo’
Exceptuando las reuniones comerciales, y salvo honrosas excepciones, las reuniones del día a día no se preparan con antelación. Por ejemplo:
- Ni hay, ni se espera, una agenda y unos objetivos
- No se filtra adecuadamente a los invitados. En ocasiones se invita al jefe de área (porque es “el jefe”), que no tiene ni p*** idea del proyecto que se trata, y nos dejamos fuera al becario que si está currando en eso). En otras ocasiones, se mete a gente que no pinta nada en la reunión.
- Parece una tertulia de sálvame. Reuniones que se hacen demasiado largas, debates estériles fruto de la ambigüedad y vaguedad de contenidos y participantes
Y, sobre todo, cuando acaba esa reunión, no pasa nada.
En pocas palabras, queremos reuniones, pero básicamente, queremos llenar esa media hora en una agenda para parecer ocupados. Porque si cada reunión se preparase (esto es, por cada hora de reunión, sumémosle 10-15 minutos de preparación), estoy convencido de que serían más productivas y mucho más eficientes. Por desgracia, rara vez el que pone la reunión se la prepara.
2. Retención de empleados
Consecuencia de lo anterior, hay profesionales que por obligación, acaban estando en reuniones más de un 30% de su tiempo laboral. Para quiénes ponen las reuniones, esto no es necesariamente malo, han explicado a otros que son importantes porque tienen un 30% retenidos a otros profesionales de rango inferior. Pero para la empresa es absolutamente inviable.
3. Registro
Sin documentar la reunión (ni en origen, ni con conclusiones), el punto de partida de la siguiente será debatir sobre lo que pasó en la anterior. Esto genera en los asistentes de la misma una sensación de vivir en el día de la marmota (alusión directa a la película de Bill Murray) una y otra vez… mientras que se reciben órdenes y dictámenes con el efecto del teléfono escacharrado.
De nuevo, cuando eso pasa, la solución del directivo de turno es hacer que “alguien” documente lo hablado en la reunión, haciéndola más pesada (es lo que tiene la burocracia), pensando (muy ilusoriamente) que tras el registro, los asistentes (y futuros asistentes) “se pondrán al día” para ir con los deberes hechos a la próxima reunión.
Filtrando bien asistentes, preparando las reuniones, y sobre todo, generando pocas reuniones, que no exijan demasiado tiempo, la cosa debería ir mucho mejor. Y si todo esto no funciona, hagan caso al bueno de Eduardo Manchón: “El problema de la productividad de las reuniones se resuelve sencillamente diciendo “no” como regla cuando se nos pide una reunión”.
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