Reuniones, ¿una herramienta de productividad o una pérdida de tiempo?

El concepto de reuniones como motor y herramienta de productividad en el trabajo, donde poder debatir, compartir ideas y conceptos, ampliar información y formación, conocimiento y un largo etc. tiene bastantes incongruencias cuando se lleva al día a día.

Empíricamente, y más ahora tras la COVID, o el reciente teletrabajo, se ha demostrado que muchas de estas reuniones servían más bien para todo lo contrario.

No hace falta mencionar que un amplio porcentaje de personas que acuden a reuniones, acaba haciendo de todo, menos sacar partido a esa reunión. Desde leer y responder emails o whatsapp profesionales en el mejor de los casos, hasta leer el último trending topic de cualquier red social. De todo menos trabajar de forma eficaz y eficiente.

Es cierto que a otro pequeño grupo de profesionales, los reunionistas expertos, estas reuniones les vienen de perlas para hacer que trabajan y que otros les vean tan ocupados que el debate sobre la calidad del trabajo pase a un segundo o tercer plano.

La conclusión derivada de este abuso de reuniones es clara: la mayoría de las reuniones grupales son inútiles, un sencillo email, un audio, un vídeo por Loom o comentarios en un documento compartido bastarían. La pregunta es: ¿por qué son tan improductivas la mayoría de las reuniones?

1. Las reuniones son ‘a pelo’

Exceptuando las reuniones comerciales, y salvo honrosas excepciones, las reuniones del día a día no se preparan con antelación. Por ejemplo:

Ni hay, ni se espera, una agenda y unos objetivos
No se filtra adecuadamente a los invitados. En ocasiones se invita al jefe de área (porque es “el jefe”), que no tiene ni p*** idea del proyecto que se trata, y nos dejamos fuera al becario que si está currando en eso). En otras ocasiones, se mete a gente que no pinta nada en la reunión.
Parece una tertulia de sálvame. Reuniones que se hacen demasiado largas, debates estériles fruto de la ambigüedad y vaguedad de contenidos y participantes

Y, sobre todo, cuando acaba esa reunión, no pasa nada.

En pocas palabras, queremos reuniones, pero básicamente, queremos llenar esa media hora en una agenda para parecer ocupados. Porque si cada reunión se preparase (esto es, por cada hora de reunión, sumémosle 10-15 minutos de preparación), estoy convencido de que serían más productivas y mucho más eficientes. Por desgracia, rara vez el que pone la reunión se la prepara.

2. Retención de empleados

Consecuencia de lo anterior, hay profesionales que por obligación, acaban estando en reuniones más de un 30% de su tiempo laboral. Para quiénes ponen las reuniones, esto no es necesariamente malo, han explicado a otros que son importantes porque tienen un 30% retenidos a otros profesionales de rango inferior. Pero para la empresa es absolutamente inviable.

3. Registro

Sin documentar la reunión (ni en origen, ni con conclusiones), el punto de partida de la siguiente será debatir sobre lo que pasó en la anterior. Esto genera en los asistentes de la misma una sensación de vivir en el día de la marmota (alusión directa a la película de Bill Murray) una y otra vez… mientras que se reciben órdenes y dictámenes con el efecto del teléfono escacharrado.

De nuevo, cuando eso pasa, la solución del directivo de turno es hacer que “alguien” documente lo hablado en la reunión, haciéndola más pesada (es lo que tiene la burocracia), pensando (muy ilusoriamente) que tras el registro, los asistentes (y futuros asistentes) “se pondrán al día” para ir con los deberes hechos a la próxima reunión.

Tips de Elon Musk acerca de mejorar la productividad atajando las reuniones

El 17 de abril de 2018, Elon Musk mandó un mensaje a todo el equipo de Tesla donde, entre otras cosas, daba varios consejos que rescato y traduzco aquí por su eminente interés en relación a lo comentado.

“Excessive meetings are the blight of big companies and almost always get worse over time. Please get of all large meetings, unless you’re certain they are providing value to the whole audience, in which case keep them very short”.
Las reuniones excesivas son LA PLAGA de las grandes empresas y casi siempre empeoran con el tiempo. Por favor, salid de todas las reuniones grandes, a menos que estéis seguros de que están proporcionando valor a toda la audiencia, en cuyo caso mantenedlas muy breves.
“Also get rid of frequent meetings, unless you are dealing with an extremely urgent matter. Meeting frequency should drop rapidly once the urgent matter is resolved”.
Deshaceos de reuniones frecuentes, a menos de que se trate de un asunto extremadamente urgente. La frecuencia de las reuniones debería disminuir rápidamente tras la resolución de ese asunto”.
“Walk out of a meeting or drop off a call as soon as it is obvious you aren’t adding value. It is not rude to leave, it is rude to make someone stay and waste their time”.
Salid de una reunión o de una llamada tan pronto como sea obvio que no estáis aportando valor. No es grosero irse, es grosero hacer que alguien se quede y pierda su tiempo.
“Don’t use acronyms or nonsense words for objects, software or processes at Tesla. In general, anything that requires an explanation inhibits communication. We don’t want people to have to memorize a glossary just to function at Tesla”.
No utilicéis acrónimos o palabras sin sentido para objetos, software o procesos en Tesla. En general, cualquier cosa que requiera una explicación adicional inhibe la comunicación. No queremos que las personas tengan que memorizar un glosario para ser efectivos en Tesla.
“Communication should travel via the shortest path necessary to get the job done, not through the “chain of command”. Any manager who attempts to enforce chain of command communication will soon find themselves working elsewhere”.
La comunicación debería viajar por el camino más corto necesario para que se pueda hacer el trabajo, no mediante la “cadena de mando”. Cualquier gerente que intente forzar la comunicación a través de esta cadena de mando estará trabajando pronto en otro lugar.
“A major source of issues is poor communication between depts. The way to solve this is allow free flow of information between all levels. If, in order to get something done between depts, an individual contributor has to talk to their manager, who talks to a director, who talks to a VP, who talks to another VP, who talks to a director, who talks to a manager, who talks to someone doing the actual work, then super dumb things will happen. It must be ok for people to talk directly and just make the right thing happen”.
Una fuente principal de problemas es la mala comunicación entre departamentos. La forma de resolver esto es permitir el libre flujo de información a todos los niveles. Si para lograr que se haga algo entre departamentos un colaborador individual tiene que hablar con su manager, éste con un director, éste con su VP, éste tiene que hablar con el VP del otro departamento, que luego habla con un director, y éste con un manager quien habla con alguien que está haciendo el trabajo real… entonces sucederán todo tipo de cosas absurdas. Debe ser aceptable para las personas hablar DIRECTAMENTE y hacer que las cosas buenas pasen.
“In general, always pick common sense as your guide. If following a “company rule” is obviously ridiculous in a particular situation, such that it would make for a great Dilbert cartoon, then the rule should change”.
En general, elegid el sentido común como vuestra guía. Si seguir una “regla de la empresa” es obviamente ridículo en una situación concreta, hasta el punto de hacer una caricatura del gran Dilbert, entonces la regla debería cambiar.

En general, filtrando bien asistentes, preparando las reuniones, y sobre todo, generando pocas reuniones, que no exijan demasiado tiempo, la cosa debería ir mucho mejor. Y si todo esto no funciona, hagan caso a la regla de oro de Eduardo Manchón: “El problema de la productividad de las reuniones se resuelve sencillamente diciendo “no” como regla cuando se nos pide una reunión”.